ERSTGESPRÄCH VEREINBAREN

Eine Lösung für alles mit einem einzigen System

Von 400 - 500 Kundenfiles in Excel auf 0.

Wie Tatkraft durch eine zentrale Datenbank und automatisierte Prozesse 100 - 150 Stellenprozent spart.

Tatkraft-training

TATKRAFT Werk GmbH

… verhilft zu einem schmerzfreien, mobilen und starken Körper.

Die Tatkraft-Werk GmbH bietet 1to1 Personal Training für Privatkunden, Führungskräfte und Spitzensportler an. Für Andreas Lanz und sein Team steht dabei das grosse Ganze im Fokus – also der direkte Zusammenhang zwischen körperlicher Leistungsfähigkeit sowie der physischen und psychischen Befindlichkeit. Tatkraft bietet individuelles Personal Training an, abgestimmt auf die jeweiligen Ziele, Bedürfnisse oder auch Tagesformen ihrer Kunden. Dafür setzen sie Übungen ein, die die körpereigenen Urfunktionen schulen und unterstützen den (Trainings-)Fortschritt mit speziell entwickelten Geräten und Hilfsmitteln, welche die Impulse und Reize von Muskeln und Nervensystem erhöhen.

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Vieles war behelfsmässig und nicht ganz zufriedenstellend

Andreas und sein Tatkraft-Team hatten gleich mehrere Themen, die dazu beitrugen, dass sie nicht effizient agieren konnten. Diese basierten zusammengefasst auf einem Hauptthema – dem Fehlen einer passenden Branchensoftware, die die Anforderungen und Wünsche abdecken konnte. So arbeiteten sie ausschliesslich mit Excel-Dateien, in denen die Kundeninformationen vertraulich gespeichert wurden, die jedoch im Laufe der Zeit immer mehr, immer grösser und immer umfangreicher wurden und daher aufwändig manuell gepflegt werden mussten.

Alle Kundentermine wurden separat im Kalender vermerkt und mussten anschliessend im Kunden-Excel nachgetragen werden – genauso wie Trainingsberichte, Kundenfeedback oder Gesundheitsdaten. Damit Tatkraft den Kunden eine exzellente Betreuung bieten konnte, wurden drei Mitarbeitende im Backoffice angestellt, die sich ausschliesslich um die Pflege der ca. 400 – 500 Kunden-Files kümmerten. Zudem hatte Andreas keine Möglichkeit, eine qualitative Übersicht der Daten zu erhalten, sodass KPI’s oder Auswertungen nur sehr begrenzt angezeigt werden konnten.

Mehr Produktivität, mehr Effizienz, mehr Leichtigkeit und mehr Kundenzufriedenheit

 

  • 0 Kundenfiles anstatt 400 – 500
  • 100 – 150 Stellenprozent gespart

Tatkraft erhielt von uns eine vollständig integrierte Datenbanklösung, auf die alle Mitarbeitenden (egal welcher Abteilung) zugreifen können. Das Backoffice, die Trainer, das Kundenportal & die Geschäftsleitung sehen die für sie notwendigen Informationen, welche in Echtzeit aktualisiert werden. Bei der Umsetzung haben wir eigentlich “nur” Excel ersetzt – das E-Mail-Programm und der Kalender blieben bestehen und wurden mithilfe von Schnittstellen verbunden, damit ein automatischer Austausch der Daten stattfinden konnte. So wurde zwar die Arbeitsweise und -oberfläche für die Mitarbeitenden im Backoffice verändert, jedoch können die Trainer noch immer die gleichen und bekannten Systeme verwenden und sich so auf ihre Kunden und die Trainings konzentrieren, anstatt Zeit in das Erlernen neuer Systeme zu investieren. Das ermöglichte eine ideale Transformation durch Akzeptanz der Mitarbeitenden.

Schritt 1
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IT-Lösung für das Backoffice

Für die Mitarbeitenden im Backoffice von Tatkraft besteht die pineapple-Lösung im Zugang zur Tatkraft-Datenbank, um eine einfache Zuteilung von Kunden- und Terminwünschen entsprechend den Trainer-Kapazitäten vorzunehmen und für die Aboverwaltung der Kunden.

Schritt 2
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IT-Lösung für die Trainer

Die Trainer können die Tatkraft-Datenbank mithilfe eines schlanken Workflows nutzen, um die Terminplanung, die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung der Personal Trainings digital zu dokumentieren.

Schritt 3
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IT-Lösung für die Kunden

Die Kunden von Tatkraft können dank eines Kundenportals, welches mit der Tatkraft-Datenbank integriert ist, Terminvereinbarungen digital bestätigen, zukünftige Trainings anzeigen sowie weitere Angebote buchen, z.B. Coachings oder Massagen.

Schritt 4
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IT-Lösung für die Geschäftsleitung

Dank der übersichtlichen Aufbereitung der Daten aus der Tatkraft-Datenbank in ihrem Dashboard sieht die Geschäftsleitung den aktuellen Stand ihrer Kennzahlen in einem übersichtlichen, stufengerechten Cockpit grafisch aufbereitet.

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Basiert deine IT-Lösung auch mehr oder weniger funktionierend auf Excel und du bist im Kreislauf diverser, komplexer und umständlicher Listen gefangen – ähnlich wie Andreas zu Beginn seiner Reise?

Dann kontaktiere uns ganz einfach und unverbindlich und wir sind gespannt auf deine eigene Excel-Situation.

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Isabella Mysicka  /  PROJECT LEADER