ERSTGESPRÄCH VEREINBAREN

Mehr Zeit für’s Wesentliche

Kein manueller Admin-Aufwand.

Wie SunHeart mit Automationen leichter durch den Business-Alltag geht.

SunHeart Business Leaders

Für mehr Ethik und Nachhaltigkeit in der Wirtschaft

SunHeart Business Leaders ist das erste Schweizer Business Netzwerk für ethische und nachhaltige Kleinunternehmen. Es verbindet Menschen auf Basis gemeinsamer Werte, denen ein gesunder & ethischer Lebensstil wichtig ist und die ihren Beitrag zu einer ethischen Wirtschaft leisten – zum Wohl des Ganzen. Die SunHeart Business Leaders leben und agieren nach den Werten der Menschlichkeit, der Nachhaltigkeit, der Wertschätzung, der Ehrlichkeit, der Heiterkeit und der Gelassenheit und setzen sich für mehr soziale Verantwortung und das (berufliche) Handeln im Einklang mit der Natur ein.

Zur Webseite von SunHeart

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Der Tag hat “nur” 24 Stunden

Bei Karin und dem SunHeart-Team war der hohe manuelle Admin-Aufwand allgegenwärtig. Es war viel zu viel zu tun und es gab viel zu wenig Zeit – vor allem für die SunHeart Community mit ihren Mitgliedern. Die Datenpflege, die Kunden- und Mitgliederkommunikation oder auch die Rechnungsstellung erzeugten einen grossen manuellen Aufwand, was die Fehleranfälligkeit erhöhte. Karin wünschte sich, Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und ihre Mitglieder zu sparen, und auch, um ihr Wachstum ganz einfach skalieren zu können.

Mehr Automationen bedeuten mehr Kapazität

 

  • Kein manueller Admin-Aufwand
  • Stammdatenpflege für 4 Systeme in einer Datenbank

SunHeart erhielt von uns eine Datenbank, die als Grundlage für alle genutzten Systeme dient. Dazu werden die gewünschten Informationen aus der SunHeart-Webseite, dem E-Mail-Programm, MailChimp (für die Mitgliederkommunikation), bexio (für die Finanzbuchhaltung) und softr (für die SunHeart Market Place Plattform) zusammengeführt, vereinheitlicht und sauber dargestellt.

 

In der Umsetzung sieht dies folgendermassen aus: Die vom User angegebenen Informationen für eine neue Mitgliedschaft oder eine Anmeldung für einen Event oder eine Ausbildung fliessen in die SunHeart-Datenbank. Diese besitzt vollautomatisierte Schnittstellen, sodass z.B. neue Firmen-Mitglieder automatisch auf der Market Place Plattform aufgeschaltet werden und jeweils ein persönliches E-Mail mit einem Magic-Link für den einfachen Login erhalten. In die andere Richtung, also bei einer Abmeldung eines Mitglieds, werden alle Daten automatisch archiviert und die Informationen inklusive der Mitglieder-Kommunikation entsprechend angepasst.

Schritt 1
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Alle (Stamm-)Daten in einem System

Sobald sich ein neues Mitglied über die Webseite bei SunHeart anmeldet, werden die angegebenen Daten automatisch in der SunHeart-Datenbank erfasst, gespeichert und gemäss Mitgliedschaft und Status richtig zugeordnet. Basierend auf den bereits erfassten Daten wird dieser Eintrag nun mit zusätzlichen Informationen immer weiter ergänzt, beispielsweise mit der Anmeldung zu einem Event oder zu einer Ausbildung. Dank der Sammlung von Informationen an einem einzigen Ort braucht SunHeart diese nicht mehr mühsam von verschiedenen Plattformen zu sammeln und Gefahr zu laufen, wichtige Details zu verlieren.

Schritt 2
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Automatisierte Kommunikation

SunHeart nutzt MailChimp zur allgemeinen Mitgliederkommunikation, wie den Newsletter oder Einladungen. Dieses Tool hat eine direkte Schnittstelle zur SunHeart-Datenbank und dank dem Einsatz von sogenannten Tags, welche im Vorfeld mit einem Prozess entsprechend definiert wurden, wird die entsprechende Kommunikation je nach Mitgliedschaft, Status und Grund der Kommunikation automatisch verschickt. Weiterhin wird der / die Empfänger / in so gleich mit der gewünschten Anrede angeschrieben.

Schritt 3
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Automatisierte Rechnungsstellung

Für die Finanzbuchhaltung nutzt SunHeart bexio, welches für die Bearbeitung der Debitoren wiederum ebenfalls eine direkte Schnittstelle zur SunHeart-Datenbank hat. Dabei werden z.B. Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Anrede, Rechnungsadresse oder Art der Rechnung zwischen beiden Tools ausgetauscht. Per Knopfdruck werden je nach Mitgliedschaft jeweils einzelne Rechnungen an die Mitglieder erstellt und verschickt.

Schritt 4
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Automatisierte Accounterstellung: Aufschalten eines neues Mitglieds auf der Market Place Plattform

Der SunHeart Market Place ist eine Plattform, auf der die SunHeart Business Leaders ihre Firmen detailliert präsentieren und so für interessierte Kunden sichtbar werden. Ziel ist es, die eigene Firma erfolgreich zu präsentieren und besonders Menschen, die nach ethischen und nachhaltigen Firmen Ausschau halten, anzuziehen. Auf dem Market Place werden neue Mitglieder respektive ihre Firmen automatisch mit einem eigenen Profil aufgeschaltet, welches in bestimmten Rubriken mit zusätzlichen Informationen bearbeitet und befüllt werden kann. Dank der Schnittstelle zwischen der SunHeart-Datenbank und der Market Place Seite, welche mit softr läuft, können Informationen problemlos und einfach eingegeben und ausgetauscht werden.

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Kennst du die Situation in der Karin sich befunden hat aus eigener Erfahrung?

Verbringst auch du zu viel Zeit mit manuellen Arbeiten und wünschst dir, dass es einfacher, schneller und effizienter geht? Dann melde dich einfach und unverbindlich bei uns.

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Isabella Mysicka  /  PROJECT LEADER