Digitalisierte Prozesse mit einem einzigen Daten-Stamm

Wie ÖkoFEN Schweiz ihre Prozesse effizient, papierlos und transparent gestalten.

ÖkoFEN Schweiz GmbH

Modernes Heizen mit Holzpellets

ÖkoFEN ist ein familiengeführtes, international erfolgreiches Unternehmen und hat sich auf die Entwicklung und Produktion von Pelletheizungen spezialisiert. Im Sektor der erneuerbaren Energien bietet ÖkoFEN verschiedene Produkte von sparsamen und komfortablen Pelletheizsystemen bis hin zu platzsparenden Pellettanks an. Mit ihren wegweisenden Innovationen in der Branche selbst sowie als Systemanbieter für Solaranlagen und Puffersysteme wurden dank ÖkoFEN seit der Gründung 1989 bereits mehr als 11 Millionen Tonnen CO2 eingespart.

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Viel Papier, viele Admin-Aufgaben und keine Übersicht

Pius begann seine Zeit bei ÖkoFEN mit einer simplen Access-Datenbank, die damals ihren Zweck sehr gut erfüllte. Mit dem Wachstum der Firma, dem grösser werdenden Kundenstamm und der Erweiterung des Portfolios wuchs auch die Datenbank und wurde im Laufe der Zeit immer unübersichtlicher.

Informationen wie z.B. die Kundendaten, die Planung der Serviceeinsätze, die Erstellung von Service-Rapports oder auch die Bestellung von Ersatzteilen konnten nur manuell bearbeitet, mit Verzögerung angezeigt und in Papierform weitergereicht werden.

Die Prozesse funktionierten zwar, waren jedoch sehr zeitintensiv und erforderten einen hohen administrativen Aufwand. Zudem hatten Pius und sein Team keine Übersicht oder Kontrolle darüber, an welchem Punkt welche Bestellung stand.

Papierlos, weniger Administration und permanente Datenverfügbarkeit

10% – 15% Arbeitseinsparung
1 Gesamtlösung

ÖkoFEN Schweiz erhielt von uns, mit Airtable als Basis, eine digitale und durchgängige Gesamtlösung in einem System. In diesem werden die Kundendaten, die Anlagen, die Service-Planung inklusive der Service-Rapports, die Ersatzteil-Bestellung und die Mitarbeiterdaten mit der Ferienplanung gespeichert, verarbeitet und angezeigt. Mit der Integration des Service-Portals inklusive der Kalender für die Monteure können diese, während sie unterwegs sind, jederzeit auf ihre Agenden zugreifen, bekommen alle Informationen auf einen Blick und erstellen dort ihre Service-Rapports direkt online.

Schritt 1

Digitalisierte Kunden-Datenbank

Mit dem neuen System wird jeder Kunden mit seinen vollständigen Kontaktdaten und seiner gesamten Service-Historie erfasst. Die Informationen können einfach gesucht und abgerufen werden und dank einer Integration mit Google Maps ist für ÖkoFEN farblich sofort ersichtlich, für welchen Kunden eine Wartung fällig ist. Das erleichtert die Einsatzplanung ungemein.

Schritt 2

Einfache Service-Planung und digitale Service-Rapports

Jeder Monteur bei ÖkoFEN Schweiz kann in seinem Kalender sehen, wann er einen Einsatz bei welchem Kunden hat. Die zu den Aufträgen relevanten Informationen werden jeweils im Service-Portal auf einer eigens erstellten Webseite angezeigt, sodass die Monteure auf einen Blick sehen, was für den Tag geplant ist und wo welche Einsätze stattfinden.

Teil dieser personalisierten Webseiten für jeden Mitarbeitenden sind auch die vollständig digitalisierten Service-Rapports. Diese werden jeweils vor Ort ausgefüllt, indem die geleisteten Arbeiten inklusive Dauer erfasst und Fotos hochgeladen werden können. Zudem können benötigte Ersatzteile einfach von unterwegs im System abgerufen und bei Bedarf direkt beim Backoffice-Team bestellt werden. Das Backoffice-Team übernimmt die entsprechenden Daten und kann die Ersatzteile beim Mutterhaus nachbestellen, sowie die anschliessende Rechnungserstellung automatisiert vornehmen.

Schritt 3

Einbindung von externen Gebietsvertretern

ÖkoFEN Schweiz arbeitet mit Gebietsvertretern zusammen, die nicht direkt zum Unternehmen gehören, sondern als externe Partner im Auftrag von ÖkoFEN tätig sind. Die Gebietsvertreter sind nahtlos an das System angebunden und können – dank der verschiedenen Zugriffs- und Ansichtsberechtigungen – die Daten im Service-Portal sehen, die für sie relevant sind. Dabei haben sie keinen Einblick oder Zugriff auf die gesamte Datenbank. Mit der farblichen Ansicht, der grafischen Darstellung und dem Einsatz des Kanban-Systems kann die Fehlerquote so gering gehalten werden.

Schritt 4

Darstellung von Live-Kennzahlen

Damit Pius und sein Team jederzeit einen genauen und detaillierten Überblick über die aktuellen Zahlen haben, werden aus der Gesamtlösung die Live-Kennzahlen gezogen. So können z.B. Verkaufsstatistiken, Garantiefälle, Arbeitsaufwände, CO2-Auswertungen und Ferienplanungen angesehen und ausgewertet werden.

Pius Schwarzentruber

GESCHÄFTSFÜHRER

Eine einzige Gesamtlösung, die funktioniert.

“Wir haben uns verschiedene IT-Lösungen angeschaut und es gab keine Gesamtlösung für uns – immer nur einzelne Bausteine, die unabhängig voneinander agieren. Dank pineapple haben wir nun eine einzige Gesamtlösung, die funktioniert. Wir haben 100% Papier gehabt und sind jetzt beinahe papierlos unterwegs, was ein riesiger Mehrwert ist. Die Zusammenarbeit mit pineapple ist unkompliziert und ich als Kunde werde wirklich wahrgenommen – wir arbeiten miteinander und die Zusammenarbeit macht Spass.”

Beschäftigst auch du dich mit den Themen, mit denen sich Pius beschäftigt hat? Und suchst auch du nach einer Lösung, die funktioniert?

Kontaktiere uns ganz einfach und unverbindlich und wir freuen uns, dir die Möglichkeit zu zeigen, wie es leichter sein kann - und trotzdem funktioniert.

Isabella Mysicka / PROJECT LEADER

T: +41 41 511 35 05

E: contact@pineapple.ch

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